Верхние записи журнала - это нестандартные записи, вводимые вручную в бухгалтерские журналы. Компании вносят финансовые транзакции в журналы, чтобы вести финансовый учет повседневных операций компании. Введенные кредиты и дебеты отражают расходы, выручку, обязательства и активы компании. Записи с верхней стороны обычно не отражаются в бухгалтерских книгах других компаний. Хотя аудиторы признают записи сверху как возможный индикатор финансового мошенничества, существуют законные причины для использования этого типа бухгалтерских записей и методов управления риском.
Верхние записи
По данным Центра качества аудита, компании обычно не делают записей в главной книге. Некоторые компании делают записи в верхней части отдельных таблиц и позже включают эту информацию в финансовые отчеты. Верхние записи вводятся повторно, чтобы отразить фактические изменения в дебетовом и кредитном счетах. Записи в верхней части могут быть сделаны после консолидации журналов или бухгалтерских книг и до того, как компания подготовит свою финансовую отчетность. Верхние записи, сделанные в автоматических системах, обычно требуют переопределения системы, чтобы разрешить нестандартную ручную запись в журнале.
Включение записей сверху
Компании обеспечивают включение верхних записей в финансовую отчетность различными способами, включая печать списка или иное определение всех верхних записей, сделанных в течение отчетного периода. Бухгалтеры могут проверить правильность обработки записей наверху, сверяя главную бухгалтерскую книгу компании с ее финансовой отчетностью. Метод аудита, называемый «накат», проверяет счета главной книги, чтобы убедиться в том, что в них включены все записи журнала.
Риски
Ассоциация сертифицированных специалистов по проверке мошенничества и другие профессиональные бухгалтерские организации признают, что верхние записи являются потенциальным риском мошенничества, и используют схему, предназначенную для предоставления мошеннической финансовой информации. Риск мошенничества, связанный с верхними записями, является результатом нескольких широко разрекламированных случаев финансового мошенничества с участием компаний, которые использовали верхние записи для предоставления неверной информации. Наибольший риск представляют ручные системы, использующие рукописные бухгалтерские книги или приложения, которые позволяют неограниченный ручной ввод данных. Компаниям, использующим верхние записи по законным причинам, может потребоваться заверить инвесторов, кредиторов и финансовых специалистов в наличии сдержек и противовесов для предотвращения неправомерного использования.
Минимизация риска
Компании минимизируют риск входа в верхнюю часть путем разработки и использования процедур, обеспечивающих контроль. Укажите ситуации, одобренные для записей в верхней части страницы, такие как исправление предыдущей ошибки или запись, ожидающая обработки информации о закрытии рабочего дня предыдущего дня. Требовать утверждения для каждой записи в верхней части страницы и ограничивать права на внесение таких записей одним или двумя людьми. Компании, использующие автоматизированные системы бухгалтерского учета, могут вводить в систему разрешения верхнего уровня, чтобы предотвратить их использование другими, запускать плановые проверки системы для распечатки и просмотра записей верхнего уровня, а также программировать систему на автоматическое изменение временных верхних записей на следующий день.
