В бухгалтерской книге кредиторской задолженности отслеживаются все расходы, которые понесла ваша компания, и которые все еще необходимо оплатить. Если у вас большой объем оплачиваемой деятельности, подробные сведения можно легко потерять в стандартной главной книге. Хотя вспомогательная бухгалтерская книга не требуется, она может быть полезной, чтобы в вашей главной книге не было беспорядка и путаницы. Понимание функции и преимуществ вспомогательной книги может помочь вам определить, идеально ли она подходит для вашего бизнеса.
Дочерняя книга
Вспомогательная книга содержит подробную информацию о транзакциях для счета, которая представлена в сводной форме в главной книге. Подробная информация о крупномасштабном счете - включая информацию, которая не нужна высокопоставленным финансовым аналитикам и бухгалтерам - может перегружать главную бухгалтерскую книгу. Вспомогательная книга предоставляет место для подробных сведений о транзакции, поэтому главная книга включает только сводную информацию.
Кредиторская задолженность
Счет кредиторской задолженности представляет собой крупномасштабный счет для некоторых предприятий. Если вы хотите уменьшить объем транзакций и уровень детализации в своей главной книге, вспомогательная книга для вашего счета кредиторской задолженности сохранит детали отдельных расходов вне счета главной книги. Обновляйте сводку кредиторской задолженности в главной книге ежедневно, еженедельно или с любой частотой, которая подходит вашему бизнесу.
Сводная информация
Каждое обновление, проводимое в регистре кредиторской задолженности, отражает общую транзакционную активность за период, прошедший с момента последнего обновления. Добавьте кредиты, разнесенные на счет, и создайте запись журнала для записи общих кредитов в вашей главной книге. Повторите этот процесс для дебетовых операций. Обратите внимание на запись во вспомогательной книге, чтобы отслеживать, где остановились ваши расчеты. Отметка или запись на полях бухгалтерской книги допустимы, если вы используете письменную бухгалтерскую книгу. Компьютеризированные бухгалтерские книги будут автоматически отслеживать ваши обновления.
Безопасность
Вспомогательная книга ограничивает доступ к подробной информации, гарантируя, что только люди, регулярно работающие с бухгалтерской книгой, могут манипулировать информацией. Это снижает риск ошибок и неточных записей. Когда бухгалтерская книга для кредиторской задолженности доступна для всего бухгалтерского отдела, риск переноса числа, изменяющего баланс, может создать серьезные проблемы с отчетностью. Вспомогательная книга поддерживается копиями счетов-фактур, выписок и других записей, необходимых для налоговой отчетности и аудита.
