Всякий раз, когда вам нужно принять деловое решение, вы всегда должны сравнивать один выбор с другим. Иногда выбор делается между проектом А и проектом Б, а иногда выбор - между проектом А и отсутствием каких-либо действий. Анализ затрат и выгод - это самый простой способ сравнить ваши варианты, чтобы определить, продолжать ли проект. Идея состоит в том, чтобы сопоставить затраты на проект с выгодами и определить действия, которые принесут вам наибольшую отдачу от вложенных средств.
Что такое анализ затрат и выгод?
Анализ затрат и выгод - это методика для максимально объективного взвешивания решения. Он включает в себя суммирование выгод от проекта, инвестиций или плана действий, а затем их сравнение с соответствующими затратами. Если вы когда-либо брали лист бумаги и проводили линию посередине, перечисляя преимущества предлагаемого действия с одной стороны и недостатки - с другой, то вы уже проводили анализ затрат и выгод в его самом элементарном виде. форма.
В чем важность анализа затрат и выгод для бизнеса?
Когда вы влюблены в идею, легко дать волю своему воображению. Многие компании сильно пострадали, потому что они инвестировали в проект, который хорошо зарекомендовал себя в совете директоров, но в конечном итоге не принес никакой прибыли. Анализ затрат и выгод может воплотить ваши идеи в жизнь, эффективно задавая вопрос: «Стоит ли оно того?».
Что касается принятия бизнес-решений, вы можете использовать методологию для анализа самых разных ситуаций:
- Чтобы оценить, стоят ли капитальные вложения.
- Решить, нужно ли нанимать новых сотрудников.
- Чтобы определить, возможно ли изменение проекта или операционной деятельности.
- Разработать эталон для сравнения проектов.
- Чтобы сопоставить одну маркетинговую инициативу с другой.
- Оценить желательность предлагаемой политики.
- Расставить приоритеты для инвестиций, чтобы вы в первую очередь сосредоточились на действиях, которые приносят наибольшую отдачу.
- Для количественной оценки воздействия инициативы по изменению на заинтересованные стороны.
- Чтобы установить цели для самого проекта, например, установить ограничения по времени, производительности или стоимости для проекта, который вы проанализировали и одобрили.
Во многих отношениях уравнение затрат и выгод - это и есть суть бизнеса. Тратить деньги (затраты) на создание ценности (выгод) - это то, чем занимаются компании, поэтому клиенты будут покупать у вас, а вы можете получить прибыль. Внедрение формального процесса оценки затрат и выгод от внесения предлагаемых изменений просто добавляет строгости тому, что ваш бизнес уже делает каждый день.
Как вы проводите анализ затрат и выгод?
Хотя нет правильного или неправильного способа выполнить анализ затрат и выгод, большинство методологий будут содержать следующие шаги:
В чем проблема? Важной частью анализа затрат и выгод является определение проблемы, которую вы пытаетесь решить. Анализ затрат и выгод наиболее эффективен, когда вы формулируете проблему в самых простых терминах - «следует ли нам нанять нового сотрудника по обслуживанию клиентов?» Лучше оценить проблему, чем «как нам устранить пробелы в наших предложениях по обслуживанию клиентов»?
Каковы затраты? Следующие шаги - провести мозговой штурм по всем затратам, связанным с проблемой, и составить их список. Например, для расходов, связанных с наймом нового члена команды, вы можете написать:
- Годовая зарплата 40 000 долларов.
- Стоимость пакета льгот 2000 долларов.
- Рекрутинг стоит 4500 долларов.
- Стоимость обучения 1500 долларов.
- Стоимость времени менеджера по персоналу при найме 3000 долларов.
И так далее. Затраты включают прямые затраты на ресурсы - сырье - необходимые и косвенные затраты - накладные расходы, администрирование - а также стоимость человеческих усилий, задействованных в реализации проекта. Думайте горизонтально и учитывайте все возможные расходы, которые могут возникнуть как во время проекта, так и после его завершения. Вам нужно будет обучать персонал? Будет ли снижение производительности, пока команда привыкает к новой системе?
Каковы преимущества? Это самый сложный шаг, потому что очень сложно точно предсказать будущие доходы, особенно если вы никогда раньше не предпринимали подобных проектов. Кроме того, могут быть нематериальные выгоды, на которые трудно отнести долларовую стоимость. В эту категорию попадают такие вещи, как удовлетворенность сотрудников или влияние ваших действий на окружающую среду.
На этом этапе вы должны придумать числовое значение для всех возможных преимуществ, связанных с вашим действием. Важно проконсультироваться с заинтересованными сторонами, чтобы правильно оценить выгоды, которые могут возникнуть в долгосрочной перспективе.
Сравните затраты и выгоды и примите обоснованное решение. Последний шаг - сравнить общие затраты с общими выгодами и принять решение. Перевешивают ли преимущества затраты? Значительно ли они это делают? Если это так, вы должны дать проекту зеленый свет.
На этом этапе большинство предприятий будет рассматривать срок окупаемости. Это показывает, сколько времени потребуется бизнесу, чтобы достичь точки безубыточности, то есть точки, в которой выгоды окупают затраты. Чем короче период окупаемости, тем меньше времени придется ждать, прежде чем ваш проект начнет приносить прибыль.
Для простого анализа следующий расчет даст вам приблизительное представление о сроке окупаемости:
Общая стоимость / общая выручка = продолжительность периода окупаемости.
Роль предположений в анализе затрат и выгод
Если вам не повезет, вы никогда не получите всю информацию, необходимую для проведения анализа затрат и выгод. В информации всегда будут пробелы, которые вам придется так или иначе заполнить. Один из способов сделать это - предположить или предположить, какая информация отсутствует.
Для неопытного руководителя проекта создание предположений - один из самых страшных аспектов анализа затрат и выгод. Страх уменьшается, как только вы понимаете, что предположения подтверждаются доказательствами, а не просто предположениями. По сути, вы собираетесь пойти туда, куда вас приведут доказательства.
Вот пример. Предположим, вы проводите анализ рентабельности инвестиционного проекта в сфере недвижимости. Возможно, вы не знаете, какие расходы на техническое обслуживание потребуются в будущем. Однако вы точно знаете, какие виды платы за обслуживание вы выплачивали за аналогичную недвижимость в прошлом. Вы можете использовать некоторые из этих чисел, чтобы сделать твердое предположение для включения в свой анализ. Отраслевые эталоны, средняя стоимость и средняя доходность - все это полезные прокси, когда отсутствуют данные по конкретному проекту.
Будьте осторожны при использовании предположений. Вещи не всегда следуют тенденциям, и даже малейшее изменение вашего предположения может привести к совершенно разным результатам. Есть способ скрыть это, и это называется «анализ чувствительности».
Плюсы и минусы анализа чувствительности
Чувствительность или анализ «что, если» - это возвращение к вашему анализу затрат и выгод и игра со своими предположениями. Например, если у вас была неопределенность в отношении статистики роста населения и вы сделали предположение о темпах роста в 3 процента, вы должны повторно запустить анализ с допущением в 2 или 4 процента.
Посмотрите, что произойдет с вашим анализом, когда вы это сделаете. Остается ли анализ надежным? Вы бы по-прежнему дали зеленый свет проекту, даже если предположения изменились?
Когда не следует использовать анализ затрат и выгод
Помните, что анализ затрат и выгод - это простой инструмент, который лучше всего использовать для принятия простых финансовых решений. Критически важные для бизнеса, дорогостоящие или сложные решения требуют более надежного подхода, такого как расчет чистой приведенной стоимости и внутренней нормы прибыли. Эти подходы учитывают временную стоимость денег или идею о том, что деньги в вашем кармане сегодня стоят денег, которые вы можете получить в будущем, из-за их потенциального дохода.
Анализ затрат и выгод не затрагивает эти вопросы и в лучшем случае является неточным методом анализа. Важность анализа затрат и выгод в управлении проектами очевидна, но лучше всего он работает, когда у вас есть все финансовые прогнозы и данные. Включение нематериальных элементов в анализ неизбежно привносит в процесс больше субъективности.
