Управление поступлениями - ключевой аспект общего бухгалтерского учета. В личных финансах квитанции - это метод отслеживания привычек домашних хозяйств к расходам; то же самое можно сказать и о компаниях любого размера. Компании также могут использовать квитанции как метод отслеживания получения доходов. Управление квитанциями относится к практике организации, регистрации и получения прибыли посредством точного и полного отслеживания квитанций.
Квитанции в малом бизнесе
Малые предприятия часто имеют дело с двумя классами поступлений. Квитанции о расходах выдаются поставщиками, когда владелец малого бизнеса покупает товары для перепродажи. Приобретение основного капитала для бизнеса, такого как мебель и другое оборудование, также приводит к возникновению расходных квитанций, как и оплата услуг, связанных с содержанием бизнеса. Квитанция второго и наиболее распространенного типа - это квитанция, созданная для клиентов после покупки товара. Хороший бухгалтерский смысл - хранить копии выданных товарных чеков как метод отслеживания ежедневного дохода.
Заполнение квитанций
Подача квитанций - простая процедура; однако это тот, который требует регулярного обслуживания, поскольку квитанции, как правило, накапливаются и могут быстро выйти из-под контроля. Ежедневное хранение товарных чеков в хронологическом порядке в запертом картотеке - самый простой способ отслеживать товарные чеки. Сканирование их в цифровой формат и резервное копирование файла за пределами офиса - также хороший способ гарантировать, что никакая информация не будет потеряна, даже если что-то случится с исходными бумажными копиями. Есть два способа подойти к ведению квитанций о расходах: в хронологическом порядке по месяцам или во вложенных папках по категориям для быстрой справки, которые также упорядочены в хронологическом порядке.
Налоговые вычеты по квитанциям
Преимущество группировки расходных статей по категориям заключается в том, что это значительно упрощает поиск налоговых вычетов. Скорее всего, если один вид расходов будет считаться вычитаемым из налогооблагаемой базы, последующие расходы той же категории также будут вычитаться из налогооблагаемой базы. Квитанции о расходах на оборудование и другие капитальные затраты, как правило, подлежат вычету, как и множество других статей, которые меняются, поскольку налоговый кодекс периодически меняется. Проконсультируйтесь с IRS или бухгалтером, чтобы найти как можно больше законных вычетов, тем самым извлекая выгоду из вашей стратегии управления квитанциями.
Поступления и аудит
Квитанции - это находка, если IRS когда-либо проведет аудит вашего бизнеса. Сохранение копии каждой квитанции, генерируемой вашим бизнесом, делает аудиты более быстрыми и менее болезненными, поскольку IRS может быстро проверить точность всех требований о вычетах и подтвердить заявленные доходы. Заявление о возмещении расходов без ведения учета квитанций, подтверждающих эти требования, может привести к штрафам и, в некоторых случаях, судебным разбирательствам, поэтому сохраняйте копии квитанций, подлежащих вычету. Храните бумажные копии от четырех до семи лет в зависимости от их содержания, как указано и рекомендовано IRS.
