Когда вы управляете большими наборами бизнес-данных в электронной таблице Microsoft Excel, вам может быть трудно распечатать результаты своей работы на одном листе бумаги. Выбор, который вы делаете в процессе печати, может иметь большое значение между удобной для чтения деловой информацией, имеющей практическое значение, или мелко нарезанным набором строк и столбцов, не имеющим особого смысла. Настройте свою работу так, чтобы оптимизировать вывод и сэкономить бумагу, время и расходные материалы для печати.
1
Щелкните вкладку рабочего листа для листа, который вы хотите распечатать из текущей книги. Вы найдете вкладки в нижнем левом углу интерфейса документа Excel. Выбранный вами рабочий лист выходит на передний план.
2
Отрегулируйте ширину столбцов данных, чтобы исключить бесполезное пространство и обеспечить отображение всего содержимого ячеек. Вы можете перетащить правый край заголовка столбца, чтобы расширить или сузить столбец. Установите ширину столбцов в соответствии с их содержимым, переключившись на вкладку «Главная» ленты Excel и найдя группу «Ячейки». Щелкните элемент «Формат» и выберите «Автоподбор ширины столбца».
3
Перейдите на вкладку «Макет страницы» на ленте Excel и найдите группу «Параметры страницы». Щелкните элемент «Ориентация» и выберите книжную или альбомную ориентацию. Для листа с множеством столбцов вы можете изменить книжную ориентацию по умолчанию на альбомную.
4
Перейдите на вкладку «Макет страницы» на ленте Excel и найдите группу «Параметры листа». В разделе «Линии сетки» установите флажок напротив «Печать». Если вы не активируете этот параметр, линии сетки, определяющие границы ячеек, не будут отображаться на бумаге, что может затруднить отслеживание длинных строк или столбцов данных. В соседнем разделе «Заголовки» группы «Параметры листа» активируйте флажок «Печать», чтобы добавить в распечатку буквы столбцов и номера строк.
5
Перейдите на вкладку «Макет страницы» на ленте и найдите группу «Параметры страницы». Щелкните элемент «Печатать заголовки» и переключитесь на его вкладку «Лист». Нажмите кнопку «Свернуть диалоговое окно» у правого края поля ввода «Строки для повторения вверху» и щелкните заголовок в начале строки заголовка в самой электронной таблице, чтобы добавить заголовок на каждую печатаемую страницу. Нажмите кнопку «Восстановить диалоговое окно» - контекстную версию кнопки «Свернуть диалоговое окно» - чтобы вернуться в диалоговое окно. Используйте кнопку «Свернуть диалоговое окно» справа от поля ввода «Столбцы для повторения слева», чтобы вернуться в электронную таблицу, чтобы вы могли щелкнуть заголовок столбца A и назначить его для печати в качестве первого столбца на каждой странице вашего мульти -страничная распечатка.
6
Перейдите на вкладку «Просмотр» на ленте Excel и найдите группу «Представления книги». Щелкните элемент «Предварительный просмотр разрыва страницы», чтобы просмотреть, как ваш рабочий лист будет печататься на выбранном в данный момент принтере. Прокрутите свои данные и оцените, где падают разрывы страниц; эти места обозначены синими рамками, в которые заключены отдельные страницы. Если вы видите неправильно расположенные разрывы страниц, перетащите синюю линию вверх или вниз, чтобы отрегулировать их. Чтобы добавить разрыв страницы, выберите строку после того места, которое вы хотите разместить вверху новой страницы, и щелкните ее правой кнопкой мыши. В меню, которое открывается при курсоре, выберите «Вставить разрыв страницы».
7
Щелкните вкладку «Файл», чтобы открыть представление Backstage. Выберите «Печать» и просмотрите рабочий лист, поскольку он будет распечатан на текущем выбранном принтере. Используйте кнопки «Следующая страница» и «Предыдущая страница» для навигации по многостраничной распечатке.
8
Нажмите кнопку «Показать поля» в нижней части окна предварительного просмотра, чтобы отобразить расположение и ширину полей. Вы можете перетащить поля или ширину столбцов, чтобы отрегулировать их во время предварительного просмотра.
9
Нажмите кнопку «Печать», чтобы отправить документ на текущий принтер. Если вас устраивает его печатный вид, сохраните файл, чтобы сохранить в нем настройки.
