Хронически опаздывающие сотрудники могут стоить компании денег и влиять на моральный дух сотрудников. Согласно отчету штата Пенсильвания, опубликованному в апреле 2010 года, такие сотрудники обходятся работодателям США в 3 миллиарда долларов в год из-за потери производительности. Помогите своей компании работать бесперебойно, устно решая проблемы с опозданием, когда они возникают впервые. Однако, если устные предупреждения не приводят к улучшению поведения, вам необходимо изложить свои опасения в письменной форме. Памятка может служить письменным предупреждением, ее следует скопировать в отдел кадров и поместить в досье сотрудника.
См. Политику компании
Когда вы пишете служебную записку, касающуюся опозданий сотрудника, начните со ссылки на политику вашей компании в отношении этого вопроса. Это не только сделает вашу памятку более профессиональной, но и с меньшей вероятностью будет воспринята как личное оскорбление, если вы включите эту часть. Дословно процитируйте политику. Записку можно начать с фразы, например: «Согласно главе 3, раздел 1 справочника для сотрудников,« сотрудники должны приходить на работу каждый день вовремя, чтобы подготовить магазин к открытию ». Мне стало известно, что вы трижды нарушали эту политику в течение последнего периода выплаты заработной платы ".
Приведите конкретные примеры
В памятке приведите примеры опозданий сотрудника. Это не только разъясняет сотруднику, какие дни вы имеете в виду, но и предоставляет документацию, которая может понадобиться позже, если поведение обострится. Например: «Записи показывают, что вы приходили в 8:16 утра 2 февраля 2011 г., в 8:32 4 февраля 2011 г. и в 8:13 5 февраля 2011 г. ваше опоздание 26 января 2011 г. "
Объясните последствия
Сообщите своему сотруднику о последствиях опоздания на работу. Строго придерживайтесь политики компании, чтобы ваши действия были последовательными при наказании других сотрудников таким же образом. Вы можете написать: «Это письмо служит письменным предупреждением. Дополнительный инцидент повлечет за собой второе письменное предупреждение. Согласно политике компании, после двух письменных предупреждений сотрудники увольняются с работы. Мы хотели бы, чтобы эта проблема была решена, поэтому у вас много хороших лет в компании ».
Слова, которых следует избегать
Письменное общение с сотрудниками всегда должно быть четким. Избегайте использования расплывчатых слов, таких как «мог бы», «вероятно» и «должен». Будет справедливо по отношению к вашему сотруднику, если он точно знает, где он находится. Кроме того, хотя у вас может возникнуть соблазн включить слова похвалы в адрес работы сотрудника или другой не относящийся к делу материал, чтобы смягчить удар, избегайте этого. Записка для опоздавшего сотрудника может быть вызвана в суд в случае, если сотрудник уволен и инициирует судебный процесс - сценарий, который не является редкостью. Придерживайтесь рассматриваемого вопроса, чтобы избежать путаницы или ответственности. Попросите сотрудника подписать свою копию служебной записки, чтобы указать, что он ее получил.
